Hampir setiap proses di kantor dimulai dari spreadsheet: daftar pesanan, jadwal teknisi, rekap stok, atau persetujuan pengeluaran. Spreadsheet cepat dibuat dan semua orang bisa memakainya. Masalah muncul saat proses itu tumbuh. Tulisan ini membahas tanda-tanda proses sudah melampaui spreadsheet, pilihan yang tersedia, dan hal yang perlu disiapkan sebelum memesan aplikasi.
Tanda proses sudah melampaui spreadsheet
- Banyak orang mengubah file yang sama, lalu muncul versi "final", "final-2", dan "final-revisi".
- Rekap dikerjakan manual setiap akhir minggu atau bulan dengan menyalin dari beberapa file.
- Tidak ada jejak perubahan. Saat angka berbeda, tidak jelas siapa mengubah apa dan kapan.
- Hak akses tidak bisa dibatasi. Staf yang hanya perlu melihat satu kolom bisa membaca dan mengubah seluruh file.
- Data yang sama diketik dua kali, misalnya dari spreadsheet ke sistem akuntansi atau ERP.
- Proses berhenti saat satu orang cuti, karena hanya dia yang paham rumus dan struktur filenya.
Bila beberapa tanda ini terjadi di proses yang penting, biaya waktu dan kesalahannya biasanya sudah lebih besar dari yang terlihat.
Tiga pilihan
| Pilihan | Cocok bila | Yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Aplikasi jadi (SaaS) | Prosesnya umum, misalnya absensi, akuntansi, atau tiket helpdesk | Proses Anda menyesuaikan aplikasi. Data tersimpan di penyedia |
| Platform low-code | Prosesnya sederhana dan tim internal mau merawatnya | Bisa mentok saat logika atau integrasinya rumit |
| Aplikasi kustom | Proses khas perusahaan, atau perlu terhubung ke beberapa sistem yang sudah ada | Butuh lingkup yang jelas dan rencana pemeliharaan |
Aplikasi kustom bukan selalu jawaban. Bila ada aplikasi jadi yang sudah memenuhi sebagian besar kebutuhan, biasanya lebih murah memakainya dan menyesuaikan sedikit proses.
Cara menyusun lingkup sebelum minta penawaran
Penawaran aplikasi kustom hanya seakurat lingkup yang diberikan. Siapkan hal berikut, cukup dalam bentuk dokumen sederhana:
- Alur proses saat ini, langkah demi langkah, termasuk siapa melakukan apa.
- Peran pengguna dan apa yang boleh dilihat atau diubah oleh tiap peran.
- Contoh data nyata, misalnya spreadsheet yang dipakai sekarang dengan data yang disamarkan.
- Laporan yang dibutuhkan dan siapa yang membacanya.
- Sistem lain yang perlu terhubung, misalnya ERP, sistem akuntansi, atau notifikasi WhatsApp.
- Yang tidak termasuk di tahap pertama. Membatasi tahap pertama membuat aplikasi lebih cepat dipakai dan lebih mudah dikoreksi.
Yang wajib ada di kontrak
- Kepemilikan kode sumber. Apakah kode sumber diserahkan ke perusahaan Anda, dan dalam bentuk apa.
- Lokasi data dan hosting. Di server siapa aplikasi berjalan, di negara mana data disimpan, dan siapa yang membayar hosting.
- Dokumentasi. Dokumentasi teknis dan panduan pengguna, agar aplikasi tetap bisa dirawat oleh pihak lain bila perlu.
- Masa garansi dan pemeliharaan. Berapa lama perbaikan kesalahan ditanggung, dan berapa biaya serta waktu tanggap setelahnya.
- Pengujian keamanan. Apakah aplikasi diuji terhadap kerentanan umum seperti daftar OWASP Top 10 sebelum dipakai.
- Serah terima dan pelatihan. Kapan dan bagaimana pengguna dilatih, dan apa kriteria aplikasi dianggap selesai.
Tiga model kepemilikan di BJI
Kepemilikan kode sumber di BJI ditentukan dalam perjanjian. Ada tiga model yang bisa dipilih:
| Model | Kode sumber | Cocok bila |
|---|---|---|
| Sewa | Tetap milik BJI, perusahaan Anda memakai aplikasinya selama masa sewa | Ingin aplikasi cepat dipakai tanpa investasi besar di awal |
| Hak milik setelah kontrak | Diserahkan ke perusahaan Anda setelah masa kontrak selesai | Ingin biaya bertahap, tetapi pada akhirnya memiliki aplikasinya |
| Dikembangkan untuk klien | Aplikasi dibangun khusus untuk perusahaan Anda, kepemilikan kodenya diatur dalam perjanjian | Proses khas perusahaan dan aplikasi akan dikembangkan lebih lanjut oleh tim sendiri |
Apa pun modelnya, pastikan hal-hal di daftar kontrak di atas tertulis dalam perjanjian, terutama dokumentasi dan pemeliharaan.
Pertanyaan umum
Kapan perusahaan perlu beralih dari spreadsheet ke aplikasi?
Saat banyak orang mengubah file yang sama, rekap dikerjakan manual, tidak ada jejak siapa mengubah apa, hak akses tidak bisa dibatasi, data diketik ulang ke sistem lain, atau proses berhenti saat satu orang cuti.
Lebih baik aplikasi jadi atau aplikasi kustom?
Aplikasi jadi biasanya lebih murah bila prosesnya umum, seperti absensi atau akuntansi. Aplikasi kustom tepat bila prosesnya khas perusahaan atau aplikasi perlu terhubung ke beberapa sistem yang sudah ada.
Siapa pemilik source code aplikasi kustom?
Tergantung perjanjian. Di BJI ada tiga model: sewa, di mana kode tetap milik BJI; hak milik yang diserahkan setelah kontrak selesai; dan aplikasi yang dikembangkan khusus untuk klien dengan kepemilikan diatur dalam perjanjian.
Apa yang perlu disiapkan sebelum meminta penawaran aplikasi?
Alur proses saat ini, peran pengguna dan hak aksesnya, contoh data nyata yang disamarkan, laporan yang dibutuhkan, sistem lain yang perlu terhubung, dan batas lingkup tahap pertama.
Langkah berikutnya
Tim System Development BJI membangun aplikasi internal, integrasi ERP, dan otomasi proses dengan pendekatan API-first, autentikasi OAuth 2.0, dan standar keamanan yang mengacu pada OWASP Top 10. Detailnya ada di halaman System Development. Bila aplikasi perlu mengirim notifikasi ke pelanggan, baca juga WhatsApp Business API resmi atau cara tidak resmi.
Mau angka untuk lokasi Anda sendiri?
Kirim alamat lokasi, jumlah pengguna, dan layanan yang sedang dipertimbangkan. Tim BJI menyusun rekomendasi System Development beserta proposal tertulisnya; survey lokasi tidak dipungut biaya.
Untuk pengadaan? Minta proposal tertulis